18-5-2021

Eurovisie Songfestival in Rotterdam Ahoy: ook qua schoonmaak Champions League niveau

Met ruim 200 miljoen kijkers wereldwijd en 45 landen die live uitzenden is het Eurovision Songfestival in Rotterdam Ahoy een evenement van Champions League niveau te noemen. Een evenement van deze grootte geeft Hago de kans om het verschil te maken. Een gesprek met objectleider Rieshie Kanhai en districtsmanager William Koppers, over hoe partnerschap, flexibiliteit en vakmanschap bijdragen aan een feest waar artiesten en bezoekers zich helemaal kunnen laten gaan.

Wat bezoekersaantallen betreft is Ahoy wel wat gewend. Het grootste evenement tot nu toe was North Sea Jazz Festival, met ongeveer 60.000 aanwezigen. Dat aantal redden ze dit jaar helaas niet, maar de impact is wel echt gigantisch. Voor ons, de opdrachtgever, Ahoy, de stad Rotterdam en zelfs Nederland. Het Songfestival wordt als een prestige gezien.

Grote impact voor Hago

Voor Hago begon het allemaal 2 jaar geleden. Toen kreeg het team te horen dat het Songfestival wilde langskomen om te kijken of locatie Ahoy geschikt was. Na afloop van North Sea Jazz hebben de medewerkers normaliter 3 de tijd om de Arena van Ahoy schoon te krijgen. Het lukte ons om heel de venue in die tijd weer te laten blinken in plaats van alleen de Arena.  Ook nu ligt deze opgave voor ons. Alle hens aan dek!

De scenario’s: wat staat ons te wachten?

Uiteindelijk werd besloten dat Rotterdam Ahoy de winnende partij is en het Songfestival daar georganiseerd wordt. Feestvreugde, dat zeker. Maar tegelijkertijd ook een flinke uitdaging. Want daar kwam opeens COVID om de hoek kijken. Het standaard draaiboek was niet van toepassing. Dit gooide werkelijk alle protocollen die er lagen in de war. En resulteerde uiteindelijk zelfs in een heel jaar uitstel.

In januari 2021 zijn we de scenario’s verder gaan bekijken. Scenario’s van alles digitaal tot alles met publiek. We kwamen uit op een scenario met twee uitdrukkelijke vragen: Komt er publiek? En om hoeveel publiek gaat het dan?

Hago’s wendbaarheid

Voor COVID had Hago ongeveer 30 medewerkers die fulltime in Ahoy gingen werken. Toen kwam Corona en was alles dicht. We schaalden terug naar ongeveer 5 mensen die we konden plaatsen. In aanloop naar het Songfestival zijn we per dag gaan opschalen. Het opbouwteam startte met het opbouwen van de hal, de schoonmakers met de schoonmaaktaken. Elke week werd de hal verder bijgebouwd. Wekelijks kwam er delegatie bij en was de pers aanwezig. Dus we bleven continu opschalen. In lijn met de COVID-richtlijnen moesten alle touch points ook meermaals worden schoongemaakt. Uiteindelijk, tijdens de finale dag, zijn er in totaal 80 tot 100 medewerkers nodig.

24 uur per dag schoon

Een extra dynamiek is om de locatie 24 uur per dag schoon te hebben. Overdag gebeurt er van alles, maar ook in de nachtelijke uren is schoonmaak nodig. In de nacht maken we in de voorbereidende weken de beide pershallen schoon, maar Arena na repetities en de hal voor de delegaties van de verschillende deelnemende landen. De uitdaging is ook om dit allemaal te plannen binnen de richtlijnen van de arbeidstijdenwet én rekening te houden met COVID- en veiligheidsprotocollen.

Hobbels op de weg

De gevolgen van COVID zijn bij veel van onze klanten een echte hindernis. De zorg heeft een toenemende vraag waar veel van onze collega’s nu werkzaam zijn. Dan is het echt goed afstemmen met elkaar en op de tijd de mensen terughalen, zonder dat collega’s van de zorg daar last van hebben. Dit waren dilemma’s waar Hago ook voor heeft gestaan. We willen alle klanten tevreden houden en tegelijkertijd het evenement Songfestival natuurlijk goed volgen.

Niets is onmogelijk

80 tot 100 medewerkers verzamelen, dat is een uitdaging. Maar binnen Hago zijn er gelukkig veel collega’s die kunnen én willen helpen. Het familiekarakter van onze hechte organisatie is zo optimaal zichtbaar. Veel schoonmaakmedewerkers werken mee, maar ook 50 medewerkers van kantoor helpen tijdens een tussenschoonmaak. Op sommige dagen vinden er twee schoonmaakrondes plaats. Dan heeft het team in het gunstigste geval 1,5 uur om de hal weer netjes te maken voor de volgende show. Een enorme druk, dus dan zijn vele handjes zeer welkom.

Efficiënt teamwork borgen

Door de jarenlange samenwerking met Ahoy, heeft Hago altijd vaste partners om mee te werken. Iedereen beschikt over alle contactgegevens, zodat er snel met elkaar geschakeld kan worden. Daarmee wordt de klant volledig ontlast en kan er uitermate efficiënt gewerkt worden.

Theorie versus praktijk

Draaiboeken zijn een belangrijk houvast om in ieder geval een planning te kunnen maken. Echter, het draaiboek is niet heilig. Bij het Songfestival worden 87 trailers met techniek naar binnen gereden. Daar zit een uitloop op. En die uitloop raakt andere leveranciers in hun volgorde. Wanneer de techniek uitloopt, kan de tapijtlegger pas later starten. En dan vertraagt het schoonmaakteam ook. Dit vraagt veel wendbaarheid van Hago en warme contacten die helpen om alles soepel en op tijd klaar te krijgen.

Meer uitdagingen

Naast het snel opschalen, hebben we vooral ook te maken met een stukje veiligheid. Een groot evenement als het Songfestival heeft natuurlijk strenge veiligheidsregels en dat maakt ons minder flexibel. Aan de voorkant moeten we bijvoorbeeld rekening houden met een screening die moet plaatsvinden, een accreditatie om binnen te mogen. Maar denk ook aan COVID en het risico dat medewerkers besmet kunnen raken. Dat zijn zaken om in de planning mee te nemen, om uiteindelijk onze dienstverlening volledig uit te kunnen voeren.

Klaar voor de strijd

Songfestival is er klaar voor. Ahoy is er klaar voor. Hago is er klaar voor. Er is gigantisch hard gewerkt in de voorbereiding en het moment van nu. En als je dan rondkijkt in de hal zie je hoe indrukwekkend dit evenement is, hoe groots het is. We hebben het nog nooit op die manier gezien. Onze schoonmaakmedewerkers zeggen dat ook. Ze zijn apetrots dat ze hieraan mogen bijdragen en zo dicht bij het Eurovisie Songfestival in Rotterdam Ahoy mogen staan.

WHITEPAPER: PARTNERSCHAP

Ben je op zoek naar een echte partner? Heeft jouw organisatie soms ook bergen te verzetten om een hygiënische omgeving te borgen? Zoek je een schoonmaakpartner die ook buiten de geijkte paden durft te denken en handelen om jou en jouw klanten te helpen? Dan is dit document interessant voor jou.

Meer weten

Leisure & Events

Schoon is van iedereen. Daarom zetten duizenden Hago-medewerkers zich elke dag graag in voor de miljoenen bezoekers van een museum, evenement of theatervoorstelling.

Verder
Deel dit artikel: