25-9-2018

4 pijlers voor een gezond schoonmaakcontract

Laten we eerlijk zijn: in de meeste organisaties staat schoonmaak niet echt bovenaan de prioriteitenlijst. Ook niet als er om de paar jaar een nieuw schoonmaakcontract nodig is. Toch is er veel over te vertellen. Wat speelt er in de schoonmaakbranche? Én hoe zorg je voor een gezond schoonmaakcontract?

De Nederlandse schoonmaakbranche
Dagelijks werken rond de 120.000 mensen in de schoonmaakbranche. Waarbij de totale omzet in de branche 4,2 miljard euro per jaar bedraagt en schoonmaakbedrijven 3,6 miljard voor hun rekening nemen. Al langere tijd vormen Hago, CSU, Asito, Gom en ISS de top 5 van de grootste schoonmaakbedrijven.

Echter, schoonmaakbedrijven profiteren gestaag van de groeiende Nederlandse economie. Dat komt onder andere door de daling van het aantal vierkante meters kantoorruimte dat Nederland gebruikt. We flexwerken en werken meer thuis. Ook de overheid heeft een aantal jaren geleden besloten schoonmaak te gaan inbesteden, waardoor minder overheidsopdrachten op de markt komen.

Een gezond schoonmaakcontract
De schoonmaakbranche zat enkele jaren in een neerwaartse spiraal. Opdrachtgevers stelde hoge eisen en selecteerden op de laagste prijs. Hierdoor schreven schoonmaakbedrijven in terwijl ze wisten dat ze nauwelijks aan de eisen konden voldoen. De schoonmaker werd de dupe, door een steeds stijgende werkdruk. Door de invoering van Code Verantwoordelijk Marktgedrag is hier halt toe geroepen. Bijna 1.400 partijen ondertekende de Code. Erg goed nieuws! Met de Code als leidraad dragen onderstaande 4 pijlers bij aan een gezond schoonmaakcontract.

1. Doe recht aan de belangen van alle partijen
Verschillende stakeholders zijn betrokken bij een schoonmaakcontract: de eigen facilitaire organisatie, het schoonmaakbedrijf, de eindgebruikers en de schoonmakers die het werk uitvoeren. Zorg voor een marktconforme uitvraag die recht doet aan ieders belangen.

2. Stel de kwaliteit centraal
De prijs moet in relatie staan tot de gevraagde kwaliteit. Deze moet zoveel mogelijk vastgelegd worden in de functionele eisen en wensen. Stel de criteria zo op dat de factor prijs niet doorslaggevend wordt. Denk ook eens aan de overstap van inspanningsgerichte schoonmaak naar resultaatgerichte schoonmaak. De schoonmaak wordt dan beoordeeld op de geleverde kwaliteit, in plaats van het aantal ingezette uren van de schoonmakers. Heel logisch eigenlijk.

3. Goede communicatie en informatie
Het klinkt als een no-brainer: heldere communicatie is in alle fases van het inkoopproces belangrijk. Van te voren om voldoende marktkennis te vergaren. Tijdens om te zorgen dat alle informatie helder is en dat alle inschrijvers de informatie op de juiste manier interpreteren. En ook daarna, in de contractfase, zodat het contract blijft aansluiten bij de wensen en behoefte van de opdrachtgever. Overleg daarom regelmatig met uw interne klant en met uw dienstverlener. Stel iedereen op de hoogte van het contract en betrek de eindgebruiker bij wijzigingen in het contract.

4. Transparantie en controleerbare afspraken
Contractafspraken moeten helder en ook controleerbaar zijn. Het contract dat is afgesloten verdient geen plek in een la. De opdrachtgever moet systematisch controleren of de opdrachtnemer de afspraken ook nakomt. Maak duidelijke afspraken met de dienstverlener. Stel bijvoorbeeld een (beperkt) aantal SMART geformuleerde KPI’s op.

Op naar een gezond schoonmaakcontract!