Hagonext WP Nr 33 Spiegel
23-02-2021

Hago Next en Baker McKenzie zorgen dat data en schoonmaakmedewerkers elkaar snappen

Hago Next werkt dagelijks aan continuïteit in schoonmaak. Sociale en technologische innovaties spelen daarbij een cruciale rol. Daarom stellen we onszelf steeds opnieuw de vraag hoe schoonmaak nóg beter, sneller en efficiënter kan. Maar ook, en minimaal net zo belangrijk: hoe geven we schoonmakers de ruimte om zich te ontwikkelen en inspireren we opdrachtgevers met nieuwe ideeën voor een schone, veilige (werk)omgeving? Een win-win-win situatie. We zoeken naar wat anders schoonmaken kan betekenen voor iedereen.

Jeroen Mallekoote is ondernemer binnen Hago Next en contractverantwoordelijke voor Baker McKenzie. Hij is de spil in het web en praat met de opdrachtgever op strategisch en tactisch niveau. Daarbij werkt hij close samen met de innovators en andere betrokkenen. In deze blog geeft hij concrete voorbeelden van de implementatie van Smart Sanitair bij Baker McKenzie in Amsterdam en wat de data die Hago Next vergaart en gebruikt, oplevert voor het schoonmaakprogramma én de schoonmaakmedewerkers.

Smart Sanitair in het kort

Smart Sanitair maakt deel uit van Smart Hygiene, een totaaloplossing die bestaat uit verschillende datagedreven, facilitaire innovaties. Het doel van Smart Sanitair is het optimaal beheren van sanitaire ruimtes met sensortechnologie, om beter inzichtelijk te krijgen wat er in een pand gebeurt.

Innoveren met sensoring

Hago Next en Baker McKenzie staan aan de vooravond om te innoveren met betrekking tot sensoring. Alle sanitaire ruimtes in het gebouw worden voorzien van sensoren. Door warmte weet de sensor dat er iemand binnenkomt. Op die manier weten we precies wanneer er piekmomenten ontstaan. Daar passen we de schoonmaakfrequentie op aan. Uiteindelijk kunnen we op basis van de data onze bezettingsgraad in het pand beter bepalen. En zetten we onze dienstverlening een stuk efficiënter in.

Lessons and learnings

  • Slimmer werken
    De sensoren van bijvoorbeeld zeepdispensers en desinfectiezuilen helpen de schoonmakers doelgerichter te werken. Op basis van de hoeveelheid bepalen ze de vulgraad. Stel dat de dispenser bij 20% oranje wordt, dan weet de schoonmaker dat hij ernaar toe moet. Rood is vrijwel leeg en groen betekent vol. Eenvoudig, maar zeer praktisch.
  • Sanitaire beleving vergroten
    Het aantal gebruikers wordt door de sensoren bijgehouden. Dit is erg belangrijk om te bepalen na hoeveel toiletbezoeken er schoongemaakt moet worden. Door te testen gaan we met de opdrachtgever in gesprek en kijken we wat het beste is voor de sanitaire beleving. Dat passen we vervolgens toe in de schoonmaak.
  • Inspelen op trends
    Data laat ons ook trends zien. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat we op een drukke dag meer uren inzetten dan op een minder drukke dag. Door trends te analyseren kunnen we veel bijleren. De sensoren stellen we op basisfrequentie in. Wekelijks houden we in de gaten wat er gebeurt. We stellen af, overleggen met de opdrachtgever en sturen bij. Zo kunnen we tijdig aanpassingen maken. In het geval van een groot evenement is dat erg praktisch. We kunnen de frequentie namelijk aanpassen per ruimte en gebouwdeel.
  • Ruimtes optimaal benutten
    Een ander inzicht wat we uit de data kunnen halen is dat sommige ruimtes nooit gebruikt worden. Denk aan een doucheruimte op de bovenste verdieping. Hierover gaan we in gesprek met de klant. Misschien kan er beter een extra toiletruimte of vergaderruimte van gemaakt worden. Bovendien lopen onze schoonmakers geen “doelloze” rondjes meer. Ze weten nu precies waar ze moeten zijn, op welk moment. En dat is ideaal voor beide partijen.

Mens en techniek hand in hand

Alle medewerkers zijn uitgerust met een smartphone of iPad. Daarop staat een applicatie, die hen ondersteunt bij de schoonmaakwerkzaamheden. De vakschoonmakers van Hago Next hebben al enige ervaring in het begrijpen van data. Het is echter belangrijk om de data juist te koppelen aan de werkwijze, zodat de techniek aansluit op de mens. Onze schoonmakers moeten de data goed interpreteren om het maximale eruit te halen. En andersom geldt dat natuurlijk ook.

“Data en medewerkers kunnen heel goed zijn, maar als ze elkaar niet snappen, dan haal je er nog niet het maximale uit.”

Kennis en kunde

In samenwerking met EasyCube leiden we onze mensen op. Wat voor data geven de sensoren weer? Bij welke data moet je reageren, en hoe? Dit moeten ze leren toe te passen in de praktijk. Het uiteindelijke doel: minder schoonmaakuren. Dat is voor de opdrachtgever vooral financieel aantrekkelijk. Voor Hago Next is het juist een kans om andere facilitaire taken op te pakken en die taakverbreding behoort tot de mogelijkheden bij Baker McKenzie.

Groeien is bloeien

Hago Next vindt dat iedereen een mooie doorontwikkeling verdient. Wanneer iemand wil en kan groeien, dan bieden we een stap hogerop. Zo kunnen andere mensen ook doorgroeien. Buiten de schoonmaakbranche liggen genoeg mogelijkheden. Een schoonmaker kan bijvoorbeeld handyman of servicedesk-medewerker worden. Data speelt bij deze ontwikkelingen een grote rol: we creëren betekenisvol werk voor iedereen.

Zelfstandig werken

Doordat medewerkers meer grip hebben op wat er gebeurt in een pand, voelen ze zich meer betrokken en centraal. Ze hoeven niet meer een standaard rondje te doen, want weten dat de data hen stuurt. Schoonmakers kunnen zelf keuzes maken en problemen oplossen. Meer doseren, minder werkdruk. Het werk wordt leuker, omdat ze meer verantwoordelijkheid en een stukje zeggenschap krijgen. Een medewerker kan direct rapporteren aan de opdrachtgever en zelf met suggesties komen. Zo kunnen we veel meer naar het brede facilitaire proces kijken dan puur alleen naar schoonmaak.

Samen evalueren

Moeten we uren effectiever inplannen? Zijn er andere werktijden nodig om beter op druktes in te spelen? Het gaat niet om extra tijd of geld. We zetten de schoonmaaktijd anders in. Slimmer! Want als we op voorhand weten wat er gebeurt en leren van trends uit het verleden, kunnen we de meest ideale bezetting plannen. Voor de klant kost het niet meer en het team kan vervuiling op de juiste manier behandelen. Dat is de achterliggende gedachte.

 

“Het gaat niet om extra tijd of geld. We zetten de schoonmaaktijd anders in. Slimmer!”

Implementeren, analyseren en optimaliseren

Als de implementatie eenmaal is gedaan, dan wil het niet zeggen dat alles vanzelf gaat. Elke dag gebeurt er wel iets anders. Daarom moeten we goed samenwerken met de data. Aan het einde van de maand kijken we hoeveel uren we hebben ingezet. Zijn er klachten? Hebben we iets overgeslagen? Is de bezettingsgraad overeengekomen met de verwachtingen? Misschien moeten we de volgende maand onze tactiek aanpassen. In het begin zal dit veel van onze medewerkers vragen. Ze moeten de systemen leren kennen en de sensoren goed begrijpen. Daarna kunnen we écht resultaat gaan boeken.

Hago Next & Baker McKenzie

Wegens COVID-19 zijn er weinig mensen in het gebouw van Baker McKenzie. Toch gaan we live in maart. Dan kunnen we de gehele implementatie doen en mensen opleiden. Het voorbereidende werk, zodat alles uitstekend staat. Daarna gaan we veel testen en optimaliseren. En na Smart Sanitair? Dan pakken we door met Smart Cleaning. Dat is ‘the next step’. We streven naar een volledig datagedreven pand. Behoefte-gestuurde schoonmaak ten top!

Meer blogs

Hogenood Beleving In Kaart Brengen Vooruitstrevend
Vooruitstrevend, Kwaliteit

HogeNood: beleving in kaart brengen.

23-07-2019
2 min.
Hago Robotisering
Vooruitstrevend, Planmatig

Robotisering: de voor de hand liggende oplossing.

27-08-2019
2 min.
Hago Kruisheren 20
Vooruitstrevend, Kwaliteit

Gericht verbeteren met SmileyTouch

10-09-2019
2 min.